Procedura zgłoszeń

§ 1
Postanowienia ogólne

1. Procedura dotyczy przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami w Seppeler Ocynkownia Śląsk Sp. z o.o. w Chrzanowie.
2. Procedura ma na celu umożliwienie monitorowania, wykrywania oraz rozwiązywania sytuacji związanych z zaistniałym lub potencjalnym naruszeniem prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w zakresie funkcjonowania Seppeler Ocynkownia Śląsk Sp. z o.o. w Chrzanowie poprzez stworzenie kanału wewnętrznego, jak również dbałość o interesy Spółki oraz określenie sposobu postępowania i ochrony sygnalistów.
3. Zakresem niniejszej procedury objęte są naruszenia prawa dotyczące:
   1. korupcji,
   2. zamówień publicznych,
   3. usług, produktów i rynków finansowych,
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
   6. bezpieczeństwa transportu,
   7. mobbing i dyskryminacja,
   8. ochrony środowiska,
   9. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
   10. bezpieczeństwa żywności i pasz,
   11. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
   12. zdrowia publicznego,
   13. ochrony konsumentów,
   14. ochrony prywatności i danych osobowych,
   15. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
   16. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
   17. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
   18. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§ 2
Definicje

Definicje określone w procedurze oznaczają:

1. Spółka – Seppeler Ocynkownia Śląsk Sp. z o.o. w Chrzanowie, ul. Kroczymiech 38, 32-500 Chrzanów.
2. Procedura – niniejsza procedura.
3. Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
4. Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz tej Spółki, lub pełnienia służby w Spółce, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
5. Działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
6. Działanie następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
7. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant. Sygnalistą jest także osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz tej Spółki, lub pełnienia służby w Spółce lub już po ich ustaniu.
8. Osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty.
9. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
10. Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
11. Zgłoszenie – zgłoszenie wewnętrzne zawierające informację o naruszeniu prawa przekazane zgodnie z wymogami niniejszej procedury za pośrednictwem platformy.
12. Platforma – szyfrowany system informatyczny służący dokonywaniu zgłoszeń za pomocą formularza online znajdującego się na stronie internetowej, który pozwala na komunikację z sygnalistą.
13. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń – rozumie się przez to osoby powołane przez Zarząd Spółki w celu podejmowania działań następczych.
14. Komisja do rozpoznania zgłoszenia – komisja powołana przez podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń w celu podjęcia działań następczych dotyczących zgłoszenia o dużym stopniu skomplikowania.

§ 3
Zgłoszenie

1. Zgłoszenie następuje poprzez wypełnienie formularza dostępnego online znajdującego się na platformie.
2. Formularz zgłoszenia dostępny online pozwala na podanie przez sygnalistę swojej tożsamości lub zgłoszenie anonimowe.
3. Anonimowe zgłoszenia będą rozpoznawane jeżeli informacje w nich zawarte będą wystarczające do podjęcia działań następczych lub jeżeli w celu uzupełnienia informacji możliwe będzie prowadzenie komunikacji z anonimowym sygnalistą bez ujawnienia jego tożsamości.
4. Złożenie zgłoszenia poprzez wypełnienie formularza online pozwala na prowadzenie szyfrowanej komunikacji z anonimowym sygnalistą, któremu po dokonaniu zgłoszenia zostaje przypisany numeryczny login. Za pomocą loginu może on zalogować się do platformy, w której znajduje się złożone zgłoszenie i istnieje możliwość prowadzenia komunikacji.
5. Przyjęcie zgłoszenia zostaje potwierdzone sygnaliście w terminie siedmiu dni od jego otrzymania.
6. Sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną od podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
7. Zgłoszenia są rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba że za nadaniem danemu zgłoszeniu pierwszeństwa przemawia waga lub charakter naruszeń.
8. Zgłoszenie może w każdym przypadku zostać złożone do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem niniejszej procedury.

§ 4
Treść zgłoszenia

1. W ramach zgłoszenia, celem przeprowadzenia postępowania, sygnalista powinien przekazać w szczególności:
   1. imię, nazwisko, stanowisko służbowe, chyba, że zgłoszenie jest dokonane anonimowo,
   2. dane osoby lub podmiotu, których dotyczy naruszenie prawa,
   3. opis naruszenia prawa i zdarzeń, z jakich to wynika,
2. Brak wszystkich informacji, o których mowa w ust. 1 nie oznacza, że nie można dokonać zgłoszenia. W takim przypadku sygnalista powinien dokonać zgłoszenia wskazując zakres informacji, którymi dysponuje

§ 5
Działania następcze

1. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń jest powoływany przez Zarząd Spółki. W ramach powołania zostają wskazane co najmniej dwie osoby oraz zasady pełnienia tej funkcji.
2. W przypadku gdy po stronie podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń wystąpi konflikt interesu, podmiot zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania innej osoby powołanej do pełnienia tej funkcji, która będzie zobowiązana do niezwłocznego podjęcia działań następczych.
3. W sytuacji gdy przeprowadzenie działań następczych w ramach konkretnego zgłoszenia powoduje konflikt interesu w podmiocie odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń należy niezwłocznie powiadomić Zarząd Spółki, który powołuje inną osobę do przeprowadzenia działań następczych tego zgłoszenia. Powołanie innej osoby nie wpływa na terminy wynikające z niniejszej procedury.
4. Po wpływie zgłoszenia, podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń powinien dokonać niezwłocznie oceny prawdziwości zarzutów wskazanych w zgłoszeniu.
5. Ocena prawdziwości zarzutów ma na celu weryfikację, czy nie zaistniały okoliczności, które jednoznacznie wskazują na bezzasadność zgłoszenia.
6. W przypadku zaistnienia przesłanek określonych w ust. 5 zgłoszenie zostaje odrzucone. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń niezwłocznie informuje o tym sygnalistę.
7. W przypadku gdy nie zachodzą przesłanki określone w ust. 5 podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń podejmuje działania następcze niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni.
8. Działania następcze prowadzi się z zachowaniem należytej staranności.
9. W trakcie podejmowania działań następczych wszystkie informacje zawarte w zgłoszeniu powinny być sprawdzone oraz obiektywnie ocenione.
10. W sytuacji gdy ocena prawdziwości zarzutów ujawniła złożoność przedmiotu zgłoszenia, podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń może powołać komisję odpowiedzialną za przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i przekazuje zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa do rozpatrzenia.
11. Spółka w celu podjęcia działań następczych może również powołać podmiot zewnętrzny, który będzie zapewniał przeprowadzenie działań następczych z zachowaniem niniejszej procedury.

§ 6
Komisja

1. Komisja jest powoływana przez podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń w celu podjęcia działań następczych dotyczących zgłoszenia o dużym stopniu skomplikowania.
2. Powołanie do Komisji odbywa się w formie elektronicznej.
3. Komisja składa się co najmniej z 2 osób, w tym z podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
4. Każdy z członków komisji zapoznaje się z dokumentacją dotyczącą zgłoszenia za pośrednictwem konta na platformie udostępnionego przez podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń.
5. Komisja w składzie 2 osobowym wyznacza przewodniczącego oraz członka. Komisja w składzie co najmniej 3 osobowym wyznacza przewodniczącego, zastępcę oraz członka/członków. W przypadku niewyznaczenia przewodniczącego przez komisję wskazuje go podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń.
6. Za organizację pracy komisji odpowiedzialny jest przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności zastępca.
7. W przypadku równej liczby głosów osób wchodzących w skład komisji, decydujący głos ma przewodniczący.

§ 7
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń prowadzi rejestr zgłoszeń w formie elektronicznej.
2. Rejestr zgłoszeń obejmuje:
   1. numer zgłoszenia,
   2. przedmiot naruszenia prawa,
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, jeśli dane zostały podane w zgłoszeniu,
   4. dane do kontaktu sygnalisty,
   5. datę dokonania zgłoszenia,
   6. informację o podjętych działaniach następczych,
   7. datę zakończenia sprawy.

Dane w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8
Ochrona sygnalisty

1. Sygnaliście przysługuje ochrona przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia.
2. Sygnaliście przysługuje ochrona określona w ust. 1 pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych oraz prób lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalisty, obejmujących:
   1. odmowę nawiązania stosunku pracy,
   2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
   3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
   4. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę,
   5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
   6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
   7. przeniesienie na niższe stanowisko pracy,
   8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
   9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty,
   10. niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
   11. negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
   12. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
   13. przymus, zastraszanie lub wykluczenie,
   14. mobbing,
   15. dyskryminację,
   16. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,
   17. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
   18. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
   19. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
   20. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,
   21. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
4. Ochrona sygnalisty nie dotyczy osoby będącej jednocześnie sprawcą, współsprawcą lub pomocnikiem wystąpienia naruszeń prawa.
5. Sygnalista, który stał się celem działań odwetowych lub podejrzewa, że może stać się ich celem powinien fakt ten zgłosić niezwłocznie do podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
6. Spółka jest zobowiązana do niezwłocznego wszczęcia odpowiedniego postępowania wobec każdego pracownika, który próbuje dokonać działań odwetowych wobec sygnalisty.
7. Spółka jest zobowiązana i zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz wszelkich szczegółów dotyczących zgłoszonych informacji o naruszeniu prawa.
8. Zabronione są jakiekolwiek działania Spółki, jej pracowników lub innych osób działających w jej imieniu zmierzające do odkrycia tożsamości sygnalisty.
9. Spółka w zakresie realizacji postanowień i celów niniejszej procedury może jedynie przekazywać informacje osobom upoważnionym.
10. Zapisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

§ 9
Zasady ochrony danych osobowych

1. Spółka gwarantuje osobie dokonującej zgłoszenia naruszenia, osobie, której zgłoszenie dotyczy oraz osobie trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, ochronę danych osobowych zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – Dz.U. UE L z 2016 r. nr 119, str. 1, (dalej: „RODO”).
2. Podanie swoich danych osobowych przez sygnalistę jest dobrowolne.
3. W przypadku zdecydowania się na ujawnienie swojej tożsamości, podstawą przetwarzania danych osobowych sygnalisty będzie odpowiednio wyrażona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO) lub wypełnienie obowiązku prawnego, który ciąży na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. w z wz. z art. 8 ust. 4 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928)) . Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, Sygnalista będzie mógł w dowolnej chwili skorzystać z prawa do jej wycofania, przy czym prawo do wycofania zgody nie będzie wpływało na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
4. Informacje objęte zgłoszeniem, tożsamość sygnalisty, osoby której zgłoszenie dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu podlegają ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość wyżej wskazanych osób. Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie osobom upoważnionym w zakresie, w jakim będzie to konieczne do wykonywania przez nich obowiązków związanych z obsługą zgłoszenia, a w sytuacji gdy obowiązujące przepisy prawa wymagają od Spółki ujawnienia informacji dotyczących naruszeń właściwym organom, również tym organom, bądź podmiotom przetwarzającym, na podstawie zawartej umowy powierzenia danych osobowych pomiędzy Spółką a takim podmiotem.
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Spółka zapewnia sygnaliście realizację praw jednostki, w tym prawo dostępu do danych osobowych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

§ 10
Postanowienia końcowe

1. Z procedurą może zapoznać się każdy zainteresowany.
2. Procedura jest dostępna do wglądu w siedzibie Spółki oraz pod adresem www.ocynkownia.pl.
3. Postanowienia procedury należy interpretować zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
4. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń zobowiązany jest złożyć raz w roku sprawozdanie dotyczące zgłoszeń Zarządowi Spółki w terminie do 31 stycznia roku za rok poprzedni.
5. Procedura obowiązuje od dnia 25 września 2024.